Poczynając od 1 stycznia 2019 roku wprowadzone zostały zasadnicze zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej.
Dokumentacja pracownicza obejmuje prowadzone odrębnie dla każdego pracownika: akta osobowe oraz tzw. dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Obowiązek prowadzenia akt osobowych pracowników przez pracodawców wynika wprost z art. 94 pkt. 9a k.p.. Akta osobowe pracowników prowadzi się w sposób wynikający z przepisów rozporządzenia z dnia 10.12.2018 r. Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018r., poz. 2369). Przedmiotowy akt prawny jest aktem wykonawczym do art. 298ˡ k.p.. Obowiązek prowadzenia akt osobowych dotyczy nie tylko pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę ale także osób zatrudnionych na podstawie innych umów, jak na przykład umowa zlecenia i inne tytuły.
Pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentacje pracowniczą w formie papierowej lub elektronicznej, jak też może zmieniać formę prowadzenia i przechowywania tej dokumentacji, jednak każdy zbiór tej dokumentacji powinien być jednolity (np. wnioski pracowników dotyczące różnego rodzaju zwolnień czy urlopów mogą być przechowywane w formie papierowej, zaś roczna ewidencja czasu pracy jest prowadzona w formie elektronicznej).
Pracodawca ma obowiązek zapewnić przechowywanej dokumentacji pracowniczej: poufność, bezpieczeństwo, kompletność, integralność oraz dostępność tylko dla upoważnionych osób.
Poufności zapewnia dostęp do dokumentacji pracowniczej tylko określonym osobą. Bezpieczeństwo zapewnia się poprzez stosowanie określonych procedur uniemożliwiających nieuprawnioną modyfikację lub zniszczenie zbioru. Kompletność oznacza, że dany zbiór zawiera wszystkie dane i/lub dokumenty, z których każdy w całości znajduje się w zbiorze w układzie chronologicznym oraz oznaczony określony sposób (np. ponumerowany). Integralność jest zapewniona, gdy struktura zbioru jest wewnętrznie spójna. Dostępność oznacza, że dokumentacja jest w sposób ciągły dostępna dla osób uprawnionych. Zgodnie z wyżej powołanym rozporządzeniem akta osobowe prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika.
Akta osobowe składają się z czterech części: A, B, C i D. Do ich rozdzielenia stosuje się specjalne przekładki, które spełniają równocześnie rolę rejestru dokumentów zawartych w danej części, które układa się chronologicznie oraz kolejno numeruje, przy (numer, którym oznaczono dany dokument winien odpowiadać numerowi, pod którym został on wyszczególniony w rejestrze, np. A/1, B/1 itp).
Część A zawiera oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, np.: kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie, dokumenty potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, dokumenty, w tym oświadczenia osoby ubiegającej się o zatrudnienie, stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy (w tym m.in. przedstawienie danych osobowych osób pozostających na utrzymaniu pracownika, jeśli podanie takich danych jest konieczne do korzystania przez pracownika z tych szczególnych uprawnień), a także kopię wydanego skierowania na badania lekarskie wstępne i orzeczenie lekarskie wydane wskutek tych badań, dopuszczające pracowania do wykonywania danej pracy.
Część B zawiera oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, a między innymi: kwestionariusz osobowy pracownika,
oświadczenia pracownika o zapoznaniu go treścią regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania, regulaminu gospodarowania środkami zakładowego funduszu socjalnego, regulaminu przydzielania ochron osobistych i wypłaty ekwiwalentów oraz innych regulaminów, jeśli obowiązują w zakładzie pracy, oświadczenie pracownika o zapoznaniu go z obowiązującą dobową i tygodniową normą czasu pracy, przyjętym okresie rozliczeniowym czasu pracy, z częstotliwością wypłaty wynagrodzenia za pracę, przysługującym wymiarze urlopu wypoczynkowego, długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę, obowiązującej w zakładzie porze nocnej, o przyjętym w zakładzie pracy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia do pracy i obecności w pracy, oświadczenie pracownika o zaznajomieniu go o świadczeniach przysługujących mu z tytułu skierowania do pracy za granicą i warunkach powrotu pracownika do kraju oraz o warunkach ustalania należności pracownika za wykonywania zadań poza miejscowością, w której mieści się siedziba zakładu pracy (podróże służbowe), oświadczenie pracownika o zapoznaniu go z przepisami o równym traktowaniu w zatrudnieniu w zakładzie pracy, a także w zakresie poszanowania dóbr osobistych, oświadczenie pracownika z zaznajomieniem go z zakresem jego obowiązków i sposobem wykonywania pracy oraz z podstawowymi uprawnieniami, kopia zgłoszenia ZUS ZUA wraz z ewentualnymi załącznikami ZUS ZCNA w przypadku zgłoszenia członka rodziny do ubezpieczenia, umowa o zakazie działalności konkurencyjnej w czasie trwania stosunku pracy, jeśli została ona zawarta w czasie trwania stosunku pracy, dokumenty dotyczące powierzeniem pracownikowi mienia zakładu pracy z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, w tym ewentualna umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej, oświadczenie PIT-2 oraz informacje pracownika aktualizujące stan wynikający z tego oświadczenia, wniosek o podwyższenie kosztów uzyskania przychodów, zaświadczenie o ukończeniu wymagalnego szkolenia wstępnego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowisku pracy (instruktaż ogólny i stanowiskowy), jak również zaświadczenie o odbyciu dalszych szkoleń instruktaż wstępnych oraz szkoleń okresowych, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, oświadczenia dotyczące przyznania pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego, dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, dokumenty związane z obniżeniem etatu, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego, oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze korzystania z uprawnień przewidzianych związanych z rodzicielstwem lub braku takiego zamiaru, dokumenty związane z udzieleniem pracownikowi urlopu bezpłatnego, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi dotychczasowych warunków umowy o pracę i pracy przez określenie ich na nowo (tzw. wypowiedzenia zmieniające warunki płacy i pracy), informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony, dokumenty związane z prowadzeniem wobec pracownika postępowania egzekucyjnego, kopię wydanego skierowania na badania lekarskie okresowe i kontrolne oraz oryginały wydanych orzeczeń lekarskich w ich następstwie.
Część C zawiera oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, a tym m.in.: oświadczenie o wypowiedzeniu (rozwiązaniu) lub wygaśnięciu stosunku pracy, dokumenty związane z rozliczeniem się pracownika z powierzonego do zwrotu lub do wyliczenia się mienia zakładu pracy, pisma pracownika dotyczące żądania wydania świadectwa pracy, kopię wydanego pracownikowi świadectwa oraz opinii, wnioski pracownika o uzupełnienie lub sprostowanie świadectwa pracy, umowę o zakazie konkurencji zawartą po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę, zgłoszenie ZUS ZWUA dotyczące wyrejestrowania pracownika z ubezpieczenia oraz ZUS ZCNA w przypadku wyrejestrowania członka rodziny, skierowanie na badania lekarskie i orzeczenie lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających, przeprowadzonymi po rozwiązaniu stosunku pracy, kopia zawiadomienia właściwego komornika / komorników o rozwiązaniu umowy o pracę, o ile w stosunku do pracownika było prowadzone postępowanie egzekucyjne, dokumenty związane z nabyciem prawa do odprawy pośmiertnej.
Część D zawiera odpisy zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Ujmuje się w tej części m.in.: odpis zawiadomienia o ukaraniu pracownika oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu, sprzeciw pracownika i inne dokumenty dotyczące danej kary.
Dokumenty znajdujące się w tej części akt osobowych przechowuje się w wydzielonych częściach, dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D/1/1 i kolejne. Przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy zaś każdej z tych części.
W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu,
usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
Zgodnie z przepisem § 7 w/w Rozporządzenia, w przypadku, o którym mowa w art. 23ˡ k.p. albo w odrębnych przepisach, przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez dotychczasowego pracodawcę, poprzedni pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy.
Warto zauważyć, że jeśli pracodawca nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, nie przechowuje jej, przez okres wskazany w przepisach Kodeksu pracy albo pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.
Łódź, dnia 2.10.2020 r.
Autor: Leon Kaźmierczak
specjalista d.s. BHP, księgowy uprawniony do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (św.kwalif. 4014/97).
