W dniu 1 września 2019 roku weszło w życie kilka nowych przepisów. Między innym mocą nowelizacji ustawy z dnia 12.04.2019 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, opublikowanej w Dz.U. z 2019 r., poz. 1018, zaczął obowiązywać nowy rejestr podatników, to jest Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru, zwany białą listą podatników VAT (ang. white list). Zgodnie z art. 96b ust. 1 powołanej wyżej noweli ustawy, rejestr ten prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej. W zamyśle ustawodawcy, biała lista podatników ma zastąpić kilka obowiązujących wcześniej rejestrów, np. rejestr czynnych podatników VAT. Rejestr jest prowadzony elektronicznie na stronie Ministerstwa Finansów https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka. Rejestr jest również dostępny za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
W rejestrze tym umieszczony jest wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona oraz których rejestracji w vat nie dokonano lub które zostały skreślone jako podatnicy vat. W rejestrze zamieszczane są następujące dane:
1) firma (nazwa) lub imię i nazwisko,
2) numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany, czyli nr NIP,
3) status podmiotu, w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT oraz zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona,
4) numer identyfikacyjny REGON, jeżeli został nadany,
5) numer PESEL, o ile podmiot go posiada,
6) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany,
7) adres siedziby tylko w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;,
8) adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania, w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności (w przypadku osób fizycznych),
9) imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL,
10) imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL,
11) imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL,
12) data rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
13) podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
14) numery rachunków rozliczeniowych bieżących, w tym rachunkach VAT, i pomocniczych, o których mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR w rozumieniu art. 119zg pkt 6 Ordynacji podatkowej.
W przypadku podmiotów, których rejestracji w VAT nie dokonano, lub które zostały wykreślone z rejestru jako podatnicy VAT, nie gromadzi się danych o numerach rachunków rozliczeniowych bieżących, w tym rachunkach VAT, i pomocniczych lub imiennych rachunkach w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, związanych z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą. Danych o kontach bankowych i ROR-ach, a także informacji wymienionych wyżej w punkcie 5 i w punktach 9-11, nie gromadzi się w przypadku, gdy podmiot został wykreślony z rejestru z powodu zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na okres dłuższy niż pół roku.
Rejestr jest prowadzony automatycznie i aktualizowany raz na dobę w dni robocze. Umożliwia on sprawdzenie, czy podmiot znajduje się w wykazie na wybrany dzień, przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot jest sprawdzany. Dane tego podmiotu są udostępniane według stanu na wybrany dzień, z wyjątkiem danych wymienionych wyżej w punktach 1-4, które są udostępniane według stanu na dzień sprawdzania. Zatem konieczne będzie sprawdzanie rejestru pod kątem rachunków bankowych kontrahentów, które wskazali oni w fakturze, co oczywiście będzie rodziło dodatkowe koszty po stronie podatników. Weryfikacji rachunków bankowych kontrahentów trzeba będzie dokonywać przed każdą płatnością. Istnieją obecnie dwa sposoby weryfikacji: za pomocą interfejsu programistycznego API (ang. application programming interface) albo za pomocą pliku tekstowego, czyli metodą odręcznej weryfikacji. Ministerstwo ma również opublikować algorytm szyfrowania. Oznacza to, że będzie można kupić od firmy informatycznej (lub samemu napisać) program do weryfikacji danych.
Po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym odmówiono podmiotowi rejestracji w VAT albo wykreślono go z rejestru jako podatnika VAT, podmiot ma być usuwany z wykazu.
Biała lista podatników – poza tym, że dostarcza urzędom i komornikom cennych informacji – jest ważna także dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Będzie miało to szczególne znaczenie od 1 stycznia 2020 roku, od kiedy wejdą w życie niektóre sankcje podatkowe. Chodzi o skutki nieprzestrzegania zasady dokonywania przez podatników VAT płatności za transakcje przekraczające 15 tysięcy złotych za pośrednictwem rachunków rozliczeniowych bieżących, w tym rachunków VAT, i pomocniczych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą, ujawnionych dla danego podatnika w tym rejestrze.
Następstwa takiego zachowania mogą być bardzo bolesne. Zgodnie bowiem z brzmieniem wchodzących z początkiem 2020 roku w życie przepisów: art. 22p ust. 1 i ust. 2 ustawy podatku o PIT i odpowiednio art. 15d ust. 1 i ust. 2 ustawy o podatku CIT, jeżeli podatnik podatku od towarów i usług dokona płatności innemu przedsiębiorcy za transakcję o wartości przekraczającej 15 tysięcy złotych lub równowartości tej kwoty w walutach obcych według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji z pominięciem rachunku bankowego dostawcy towaru lub usługi, wskazanego w rejestrze „biała lista podatników”, traci on prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli tylko część należności została zapłacona dostawcy na rachunek bankowy nie wykazany w białej liście, to niezaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu podlega ta właśnie część płatności. Jeszcze wyższe sankcje mogą zaliczyć pośrednicy, gdyż mają szansę za utratę możliwości zarachowania wydatku do kosztów uzyskania przychodów jednocześnie bez zmniejszenia przychodu o zafakturowaną prowizję. Sankcja nie obejmuje natomiast przedsiębiorcy niezarejestrowanego jako podatnik VAT, w tym zagranicznego, z wyjątkiem tych spośród nich, którzy zostali zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.
W myśl nowych przepisów: art. 22 ust. 4 ustawy podatku o PIT i odpowiednio art. 15d ust. 4 ustawy o podatku CIT, opisanych wyżej sankcji nie stosuje się, gdy podatnik dokonujący płatności, po dokonaniu zapłaty należności przelewem na rachunek nie ujęty w białej liście dla danego przedsiębiorcy, złoży do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu zawiadomienie, o którym mowa w art. 117ba § 3 Ordynacji podatkowej według wzoru opisanego w § 4 i 5 tego przepisu, czyli de facto złoży doniesienie.
Do końca 2019 roku ma być wyjaśnione, jakie zasady będą obowiązywać przy płatnościach dokonywanych przez podatników za pośrednictwem takich operatorów jak PayPal, PayU, Blue Media, płatności dokonywanych dostawcom mediów na subkonta, które przecież nie podlegają publikacji w rejestrze, płatności na rachunki depozytowe, powiernicze i inne kwestie nieuregulowane wprost przez ustawodawcę.
Łódź, dnia 28.09.2019 r.
Autor: Mariola Kaźmierczak, doradca podatkowy (nr wpisu 01259).
