Jaką księgowość prowadzi oddział firmy?

Definicja „oddziału” jest zawarta w art. 5 pkt 4 ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. z 2013 roku za Dz.U. poz. 672 z późn.zm.). Zgodnie z tym przepisem, oddział to wyodrębniona i samodzielna organizacyjnie część działalności gospodarczej, wykonywana przez przedsiębiorcę poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem jego działalności.

Oddział nie posiada osobowości prawnej, a więc nie może w swoim imieniu zawierać umów, nabywać praw i zaciągać zobowiązań.

Samodzielność organizacyjna przejawia się przede wszystkim w odrębnym kierownictwie, w sferze finansowej oraz w innym składzie zaangażowanego personelu. Samodzielność oddziału nigdy nie może być jednak pełna. Pełna samodzielność oddziału prowadziłaby do powstania odrębnej jednostki organizacyjnej, zamiast organizacji, będącej częścią składową innej organizacji. Zatem oddział jest w jakimś zakresie uzależniony od jednostki macierzystej, ale nie wyklucza to wzajemnej zależności. Odziałem nie może być sklep, punkt usługowy czy biuro handlowe, jeżeli nie są równocześnie spełnione wskazane wyżej elementy samodzielności.

Fakt powołania oddziału podlega rejestracji w ewidencji, w jakiej zarejestrowana jest jednostka macierzysta. Oddział firmy nie może być utworzony w miejscowości, będącej siedzibą jednostki macierzystej. W przypadku utworzenia oddziału osobowych spółek prawa handlowego, konieczne jest również nadanie mu numeru w systemie Regon, zgłoszenie do właściwego urzędu skarbowego i Oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Po utworzeniu oddziału, jednostka macierzysta powołuje organ zarządzający oddziałem, np. kierownika oddziału, który będzie nim zarządzał.

Jednostka macierzysta może postanowić, że oddział będzie odrębnym, samodzielnym pracodawcą. To oznacza, że będzie on mógł zatrudniać i zwalniać pracowników, jak też podejmować wszelkie czynności z zakresu stosunku pracy.

Oddział firmy prowadzi rachunkowość jaka jest przewidziana i stosowana w jednostce macierzystej. Jeżeli więc firma prowadzi księgi rachunkowe i sporządza samodzielne sprawozdanie finansowe, to taką samą księgowość jest zobowiązany prowadzić oddział, również sporządzając sprawozdanie finansowe, zgodnie z zasadami ustalonymi w polityce rachunkowości jednostki macierzystej. Dane wykazane w sprawozdaniu finansowym oddziału podlegają odpowiedniemu włączeniu do sprawozdania finansowego jednostki macierzystej. Zgodnie z brzmieniem art. 51 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostka, w skład której wchodzą jednostki organizacyjne sporządzające samodzielne sprawozdania finansowe, sporządza łączne jednostkowe sprawozdanie finansowe, będące sumą sprawozdania finansowego jednostki i wszystkich jej oddziałów (zakładów), wyłączając odpowiednio:

1. aktywa i fundusze wydzielone,
2. wzajemne należności i zobowiązania oraz inne rozrachunki o podobnym charakterze,
3. przychody i koszty w tytułu operacji dokonywanych między jednostką a jej oddziałami (zakładami) lub między jej oddziałami (zakładami),
4. wynik finansowy operacji gospodarczych dokonywanych wewnątrz jednostki, zawarty w aktywach jednostki lub jej oddziałów (zakładów).

Można nie dokonywać wyłączeń, o których mowa wyżej w pkt. 2-4, jeżeli nie wpływa to ujemnie na spełnienie obowiązków określonych w art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli na jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz na wynik finansowy podmiotu.

Rachunkowość oddziału może być powierzona do prowadzenia przez biuro rachunkowe.

Może zaistnieć sytuacja, że firma macierzysta w swojej dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości nie udzieli oddziałowi (zakładowi) prawa do samodzielnego sporządzania sprawozdania finansowego. W takim przypadku oddział (zakład) nie prowadzi odrębnych ksiąg rachunkowych i nie sporządza sprawozdania finansowego. Może on jednak prowadzić wyodrębnione księgi pomocnicze. Zakres prowadzonych przez oddział (zakład) ksiąg pomocniczych powinien być określony w polityce rachunkowości jednostki macierzystej. Powinien on uwzględniać specyfikę oddziału, a więc rodzaj i zakres działalności przez niego wykonywanej. Zalecane jest wówczas wyodrębnienie następujących ksiąg pomocniczych prowadzonych przez oddział (zakład):i

• kont zespołu 3 – Materiały i towary,
• kont zespołu 4 – Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”,
• kont zespołu 5 – Koszty według typów działalności i ich rozliczenie”
• kont zespołu 7 – Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem”.

Koszty utworzenia przez jednostkę macierzystą samobilansującego się oddziału są kosztami jednostki macierzystej. W rozumieniu przepisów podatkowych, są to koszty pośrednio związane z przychodami.

Utworzenie oddziału (zakładu) samodzielnie sporządzającego bilans wiąże się zazwyczaj z koniecznością przekazania temu oddziałowi (zakładowi) wydzielonych środków gospodarczych (aktywów), co w efekcie prowadzi do utworzenia odpowiadających tym aktywom kapitałów (funduszy). Przekazanie aktywów odbywa się na podstawie inwentarza, czyli wykazu składników. Wycena początkowa składników aktywów przekazanych do oddziału (zakładu) następuje w wartości wynikającej z ewidencji księgowej jednostki macierzystej. Wartość bilansowa składników aktywów trwałych i obrotowych przekazanych przez jednostkę macierzystą do samobilansującego się oddziału (zakładu) tworzy kapitał (fundusz) wydzielony. Konta kapitałów (funduszy) wydzielonych w jednostce macierzystej i w oddziale (zakładzie) samodzielnie sporządzającym bilans działają na zasadzie tzw. zapisów lustrzanych.

Łódź, dnia 24.10.2014 roku.

Leon Kaźmierczak, księgowy (św.kwalif. nr 4014)